Et advis er en besked fra OS2sofd om noget, der kræver en menneskelig beslutning. Typisk er automatikken løbet ind i noget den ikke kan afgøre selv, eller der er sket noget i data, som en administrator bør kigge på.
Adviser findes under Rapporter og adviser > Adviser. Tallet i badget i top-menuen viser, hvor mange ubehandlede adviser der ligger. Klik på luppen for at se detaljerne bag et advis.
Denne side beskriver hver enkelt advis-type, hvad den betyder, og hvad man gør ved den. Selve arbejdsgangen i advis-listen er beskrevet i Brugervejledningen.
Sådan læses et advis#
| Felt | Betydning |
|---|---|
| Opgavetype | Hvilken type advis der er tale om. Slå typen op nedenfor. |
| Vedrører | Navnet på den person eller enhed, adviset handler om. For manuelle adviser står titlen på adviset her. |
| Detaljer | Den uddybende forklaring. Hvad der står, afhænger af advis-typen. |
| Administrator | Den administrator, der har tildelt sig selv opgaven. |
| Oprettet | Tidspunktet hvor OS2sofd dannede adviset. |
| Sidst opdateret | Tidspunktet hvor adviset sidst blev ændret, fx da det blev tildelt en administrator. |
| Hændelsesdato | Datoen for den hændelse adviset handler om, hvis den er kendt. Vises i listen, ikke i detaljebilledet. |
Advis-listen er en indbakke. Et advis forsvinder ikke, fordi det underliggende problem er løst. Man skal selv lukke det med krydset, når man har behandlet det. Enkelte typer rydder OS2sofd dog selv op i, hvilket er noteret ved de pågældende typer.
Hvornår dannes adviser#
Nogle adviser dannes med det samme, når hændelsen sker, fx når en kontoordre fejler, eller når CPR melder en person død. Andre dannes i en natlig kørsel, der gennemgår hele organisationen og både danner nye adviser og fjerner dem, der ikke længere er aktuelle. Endelig kan indlæsningsintegrationerne selv danne adviser, når de støder på data de ikke kan behandle.
Er der opsat en modtageradresse for advis-mails i installationens konfiguration, sender OS2sofd desuden en mail dertil, når den natlige kørsel har dannet nye adviser om bestillingsregler og brugerkonti. Mailen oplyser kun hvor mange der er dannet, ikke hvilke, så man skal ind i advis-listen for at se dem. Adressen sættes af driftleverandøren, ikke i brugergrænsefladen.
Hvilke adviser dannes#
En administrator vælger under Administration > Indstil advis dannelse, hvilke advis-typer OS2sofd skal danne. Fravælger man en type, tilbyder OS2sofd at slette de allerede dannede adviser af den type. Kolonnen Standard nedenfor viser, om typen er slået til i en ny installation.
Nogle typer forudsætter desuden, at et bestemt modul er slået til. De tre første typer i oversigten dannes fx kun, hvis modulet Kontooprettelse er slået til, da de alle handler om bestillingsregler.
Oversigt#
Bestillingsregler og brugerkonti#
Manglende bestillingsregler#
Enheden har en eller flere kontotyper, hvor “Regel for oprettelse” står som Mangler opmærkning. Det er den værdi en kontotype har, før nogen har taget stilling, og den virker i praksis som “Ingen automatisk bestilling”, så nyansatte i enheden får ikke kontoen. Detaljerne lister de kontotyper det drejer sig om, fx “Mangler regler for ‘Active Directory’”.
Sådan handler du. Find enheden, åbn fanen Bestillingsregler, tryk Rediger, og vælg en regel for hver af de nævnte kontotyper. Skal ingen have kontoen, er det et lige så gyldigt svar som at alle skal, og valget fjerner adviset. Reglerne sættes på den enkelte enhed, så en beslutning på en overliggende enhed gælder ikke automatisk længere nede i træet. Skal den samme regel gælde mange enheder, kan man i stedet bruge Kopier regler og udpege de enheder reglerne skal kopieres til. De enkelte regler er beskrevet i Opsætning af IdM bestillingsregler.
Vær opmærksom på, at et advis om manglende bestillingsregler bliver slettet i stedet for blot at blive deaktiveret, når man lukker det. Det er med vilje, så et nyt advis kan dannes, hvis enheden senere igen mangler regler.
Manglende bestillingsregler (stillinger)#
Enheden bestiller en kontotype med reglen Styret via stillingsnavn, og der er stillingsnavne i enheden, hvor reglen stadig står som Mangler opmærkning. Medarbejdere med de pågældende stillingsnavne får derfor ingen konto.
Sådan handler du. Åbn enhedens fane Bestillingsregler, gå ind på den nævnte kontotype, og vælg en regel for de stillingsnavne der mangler opmærkning.
Ligesom Manglende bestillingsregler bliver dette advis slettet i stedet for blot at blive deaktiveret, når man lukker det, så et nyt advis kan dannes, hvis der senere kommer et stillingsnavn uden opmærkning i enheden.
Ikke-regelunderstøttet brugerkonto#
Personen har en aktiv brugerkonto, som ingen af bestillingsreglerne ville have oprettet. Det sker typisk, når en medarbejder skifter stilling eller enhed, og den nye placering ikke giver ret til den konto personen allerede har. Detaljerne lister kontonavn og kontotype.
Sådan handler du. Afgør, om kontoen skal bestå. Skal den bestå, mangler der en regel der dækker personens nuværende placering, og reglen rettes på enheden. Skal den ikke bestå, skal kontoen nedlægges.
Behandling af konto-ordre fejlede#
En kontoordre kunne ikke gennemføres. Det kan være, at navnestandarden ikke kunne danne et brugernavn til personen, eller at det system der skulle udføre ordren, meldte fejl tilbage. Detaljerne indeholder kontotypen og fejlbeskeden.
Sådan handler du. Find ordren under Rapporter og adviser > Ordre status. En fejlet ordre kan sættes i gang igen med Genkør fejlet bestilling, hvor man samtidig angiver det brugernavn kontoen skal oprettes med. Det er også vejen, når navnestandarden ikke selv kunne danne et brugernavn. Brugernavnet kontrolleres mod navnestandarden, inden ordren sendes af sted igen.
Ikke tilmeldt Digital Post#
OS2sofd forsøgte at sende en besked til medarbejderen om en nyoprettet AD-konto, men personen er ikke tilmeldt Digital Post, så beskeden blev ikke leveret.
Sådan handler du. Sørg for, at medarbejderen får sine kontooplysninger ad anden vej, fx via lederen.
AD-konti og tilhørsforhold#
AD konto med ugyldigt tilhørsforhold#
AD-kontoen er knyttet til et tilhørsforhold, som personen ikke længere har, fx fordi den stilling kontoen blev oprettet til, er ophørt, mens personen fortsat er ansat i en anden stilling. Detaljerne indeholder kontonavnet og det tilhørsforhold kontoen peger på.
Hvor alvorligt det er, afhænger af, hvordan kontotypen er sat op. Bestiller kontotypen én konto pr. tilhørsforhold, kan automatikken ikke længere finde det tilhørsforhold kontoen hører til, og kontoen kan blive deaktiveret og slettet, selvom personen stadig er ansat. Bestiller kontotypen én konto pr. person, som er det almindelige, holder personens øvrige tilhørsforhold kontoen i live, og adviset handler alene om, at koblingen er misvisende.
Sådan handler du. Åbn personen, og skift kontoens tilknytning til et af personens nuværende tilhørsforhold.
AD konto med tilhørsforhold der udløber snart#
Det tilhørsforhold AD-kontoen er knyttet til, udløber inden for få dage, og personen har et andet tilhørsforhold, som kontoen kan flyttes til. Adviset dannes kun, når der rent faktisk findes et andet tilhørsforhold at flytte kontoen til, så der er altid en handling at foretage. Detaljerne indeholder kontonavnet og det tilhørsforhold der udløber.
Adviset er den samme situation som AD konto med ugyldigt tilhørsforhold, fanget inden den opstår. Sker der ingenting, udløber tilhørsforholdet, og kontoen står tilbage med en kobling til noget der ikke findes.
Sådan handler du. Skift kontoens tilknytning til det tilhørsforhold, der fortsætter, inden det nuværende udløber.
Organisation#
Nedlagt enhed#
En enhed er blevet markeret som nedlagt, typisk fordi den er nedlagt i kildesystemet. Adviset har ingen detaljer, kun navnet på enheden i feltet Vedrører.
Sådan handler du. Kontroller, at der ikke ligger noget efterladt på enheden, fx medarbejdere, lederopmærkning eller underenheder, og at nedlæggelsen er slået igennem til de systemer der modtager organisationen.
Forældreenhed slettet#
En aktiv enhed ligger under en overenhed, der er blevet slettet. Enheden hænger dermed løst i organisationstræet. Detaljerne navngiver enheden og fortæller, at man kan fremsøge den og rette den overliggende enhed.
Sådan handler du. Fremsøg enheden, og ret dens overenhed til en enhed der findes. Adviset fjernes af sig selv ved næste natlige kørsel, når enheden er placeret korrekt igen.
Enhed har fået ny leder fra kildesystemet#
Enheden har en manuelt valgt leder i OS2sofd, men kildesystemet har meldt en ny leder ind. OS2sofd fastholder den manuelt valgte leder, så man ikke ved et uheld mister en bevidst opmærkning.
Sådan handler du. Tag stilling til, om den manuelt valgte leder fortsat skal gælde, eller om lederen fra kildesystemet skal overtage.
Lønenhed der ikke findes i SOFD#
Adviset dannes af indlæsningsintegrationen fra lønsystemet. Der er ansatte i en enhed i lønsystemet, som ikke kan mappes til en enhed i OS2sofd, enten fordi ingen enhed er tagget med det pågældende id, eller fordi flere enheder er tagget med samme id. De ansatte i enheden kommer derfor ikke ind i OS2sofd, eller de placeres muligvis forkert.
Sådan handler du. Find den enhed i OS2sofd, der svarer til lønenheden, og ret opmærkningen, så id’et peger på præcis én enhed. Findes enheden ikke, skal den oprettes.
Medarbejder ansat i tidligere tom enhed#
Der er oprettet et tilhørsforhold i en enhed, som hidtil ikke havde nogen ansatte. Detaljerne indeholder stillingen, personens navn og enheden. Typen er slået fra som standard, så den skal aktiveres under Indstil advis dannelse, hvis man vil have den.
Sådan handler du. Kontroller enhedens opsætning, herunder bestillingsregler og lederopmærkning, inden medarbejderen tiltræder.
Tilhørsforhold#
Medarbejder har skiftet ansættelsessted#
En medarbejder har fået et tilhørsforhold i en enhed, hvor personen ikke i forvejen havde et. Det dækker både en flytning af en eksisterende ansættelse og en ekstra ansættelse ved siden af den nuværende. Adviset dannes kun for tilhørsforhold fra kommunens primære lønkilde, ikke for tilhørsforhold fra andre kilder. Detaljerne indeholder navnet på den enhed, personen nu er tilknyttet, og hændelsesdatoen er tilhørsforholdets startdato.
Sådan handler du. Kontroller personens brugerkonti, rettigheder og eventuelle stedfortræder-opgaver i den nye enhed.
Medarbejder har skiftet ansættelse (via SOFD)#
En administrator har oprettet et tilhørsforhold manuelt i OS2sofd med en startdato ude i fremtiden. Der dannes ikke advis, når tilhørsforholdet oprettes med en startdato der allerede er passeret. Detaljerne indeholder navnet på enheden, og hændelsesdatoen er tilhørsforholdets startdato.
Sådan handler du. Kontroller, at tilhørsforholdet er korrekt, og at det giver personen de rette konti fra startdatoen.
Personer og CPR#
Person meldt død eller bortkommet i cpr registeret#
CPR har meldt personen død eller bortkommet. Adviset findes i tre varianter, så man kan vælge den afgrænsning der passer til arbejdsgangen. Grundvarianten dannes for alle personer, mens de to andre kun dannes for personer med henholdsvis en AD-konto og en aktiv AD-konto. De to sidste er slået fra som standard.
Sådan handler du. Følg kommunens procedure for dødsfald blandt medarbejdere, herunder spærring af konti og orientering af lederen.
Person meldt umyndiggjort i cpr registeret#
CPR har meldt personen umyndiggjort. Adviset findes i tre varianter, så man kan vælge den afgrænsning der passer til arbejdsgangen. Grundvarianten dannes for alle personer, mens de to andre kun dannes for personer med henholdsvis en AD-konto og en aktiv AD-konto. De to afgrænsede varianter er slået fra som standard.
Sådan handler du. Vurder, om det har betydning for personens adgange og opgaver.
Person blev fysisk slettet#
En person er blevet slettet endeligt fra OS2sofd efter at have været inaktiv i den periode, kommunen har valgt. Adviset er alene en kvittering for, at det er sket, så sletningen kan ses efterfølgende. Se Inaktivering og sletning af personer.
Sådan handler du. Ingenting. Adviset udløber af sig selv efter 30 dage.
Import#
Fejl ved import af enhed#
En indlæsningsintegration kunne ikke behandle en enhed. Detaljerne indeholder integrationens egen fejlbeskrivelse, fx at en leder på enheden ikke kunne findes i OS2sofd.
Sådan handler du. Ret årsagen i kildesystemet, eller kontakt leverandøren, hvis fejlbeskeden ikke giver mening.
Fejl ved import af person#
En indlæsningsintegration kunne ikke behandle en person. Detaljerne indeholder integrationens egen fejlbeskrivelse. Det kan fx være, at oprettelsen eller opdateringen af personen fejlede, eller at en medarbejder har skiftet CPR-nummer i kildesystemet, så data skal flyttes fra den gamle person til den nye.
Sådan handler du. Ret årsagen i kildesystemet. Ved CPR-skift skal man tage stilling til, hvad der skal ske med den gamle person i OS2sofd, herunder brugerkonti.
Manuelle adviser#
Ud over de faste typer kan en administrator oprette sine egne adviser under Administration > Manuelle adviser. Et manuelt advis har en titel og en tekst, en første dato, og en frekvens. Frekvensen er enten Én gang, Dagligt eller Månedligt, og for de to sidste angiver man et interval, så fx Dagligt med intervallet 3 danner adviset hver tredje dag. Det bruges typisk til tilbagevendende kontroller, som ellers ville stå i en kalender.
Manuelle adviser kan ikke slås til og fra under Indstil advis dannelse. De styres ved at aktivere eller deaktivere det enkelte manuelle advis.