IST Tabulex#
Integrationen til IST Tabulex sørger for, at medarbejderne på kommunens institutioner automatisk følger deres ansættelser i OS2sofd, så de ikke skal oprettes, rettes og fjernes manuelt i Tabulex. Se Datamodel for begreberne person, tilhørsforhold og enhed.
Integrationen driftes som et centralt middleware-modul (se Arkitektur). Der skal ikke installeres noget hos kommunen.
Hvad integrationen gør#
Én gang i døgnet, tidligt om morgenen, sammenholdes medarbejderdata fra OS2sofd med det, der står i Tabulex, og forskellene rettes institution for institution:
- Nye medarbejdere oprettes på de institutioner, de er ansat på.
- Ændringer slår igennem. Skifter en medarbejder navn, stillingsbetegnelse, afdeling eller ansættelsesperiode, opdateres medarbejderen i Tabulex.
- Medarbejdere, der ikke længere er ansat på institutionen, fjernes.
Fordi hver kørsel er en fuld sammenligning og ikke kun en behandling af dagens ændringer, rettes der også op på forskelle, der er opstået udenom integrationen. En enkelt fejlet ændring bliver derfor ikke hængende.
Kørselstidspunktet kan tilpasses efter behov.
Hvordan institutionerne udpeges#
Institutionerne udpeges i OS2sofd ved at markere de tilsvarende enheder med et tag, hvor tagværdien er institutionsnummeret (skolekoden) fra Tabulex. Kun enheder med det tag indgår i integrationen.
Flere enheder kan bære det samme institutionsnummer. De behandles så som én institution i Tabulex, og medarbejdere på tværs af enhederne samles på den institution.
Tagget hedder som udgangspunkt “Institutionsnummer”, men navnet kan tilpasses, hvis kommunen bruger en anden opmærkning.
Hvilke medarbejdere kommer med#
En medarbejder kommer med på en institution, hvis personen har et aktivt tilhørsforhold til en af de enheder, der hører til institutionen. Personer uden tilhørsforhold til en opmærket enhed rører integrationen ikke.
Der kan sættes en margen i hver ende af ansættelsesperioden, så medarbejderen ikke nødvendigvis kommer med præcis på tilhørsforholdets start- og slutdato. Margenen aftales i opstarten. Tilhørsforhold uden start- eller slutdato behandles som løbende og er altid med.
Hvilke oplysninger overføres#
Pr. medarbejder overføres:
| Felt i OS2sofd | Felt i Tabulex | Bemærkning |
|---|---|---|
| Personnummer | CPR | bruges som nøgle, så medarbejderen kan genkendes i Tabulex |
| Fornavn | Fornavn | personens registrerede fornavn, ikke kaldenavnet |
| Efternavn | Efternavn | |
| Institutionsnummer fra enhedens tag | Skolekode | |
| Stilling | Stillingsbetegnelse | “Ukendt” hvis der ikke kan findes en |
| Startdato | Startdato | fra tilhørsforholdet |
| Slutdato | Slutdato | fra tilhørsforholdet |
| Enhedens id fra lønsystemet | Afdelings-id | |
| Enhedens navn | Afdelingsnavn |
Flere ansættelser på samme institution#
Har en medarbejder flere tilhørsforhold, der peger på samme institution, oprettes personen kun én gang. Oplysningerne slås sammen:
- Perioden dækker fra den tidligste startdato til den seneste slutdato.
- Stillingsbetegnelsen bliver den første i alfabetisk rækkefølge, da Tabulex kun kan modtage én.
- Afdelingen bliver én af de enheder, tilhørsforholdene peger på, valgt efter en fast regel, så den ikke skifter fra kørsel til kørsel.
Der bliver altså ikke dubletter i Tabulex.
Sikkerhedsnet#
Integrationen er bygget, så den ikke kan gøre skade på de dele af Tabulex, den ikke er sat op til at håndtere:
- Institutioner, der ikke er opmærket i OS2sofd, røres ikke. Derfor kan integrationen indføres institution for institution.
- En institution uden medarbejdere i OS2sofd springes over. Der slettes altså ikke medarbejdere i Tabulex, fordi en institution ved en fejl står tom i OS2sofd, fx hvis opmærkningen eller ansættelsesdata mangler.
- Prøvekørsel. Integrationen kan sættes til at vise, hvad den ville gøre, uden at ændre noget i Tabulex. Det bruges i idriftsættelsen, så resultatet kan godkendes, inden der ændres data, og igen hvis der senere laves større ændringer i opsætningen.
Hvad kan tilpasses#
| Mulighed | Formål |
|---|---|
| Tagnavn | Hvilket tag i OS2sofd der bærer institutionsnummeret |
| Margen på ansættelsesperioden | Hvornår medarbejderen kommer med og fjernes igen i forhold til tilhørsforholdets start- og slutdato |
| Prøvekørsel | Vis ændringer uden at gennemføre dem |
| Kørselstidspunkt | Standard er en gang i døgnet tidligt om morgenen |
Forudsætninger#
- OS2sofd i drift med den nødvendige datakvalitet: korrekte ansættelser med korrekt organisatorisk placering og retvisende stillingsbetegnelser. Datakvaliteten i Tabulex følger direkte datakvaliteten i OS2sofd.
- Adgang til IST’s medarbejder-API. Den bestilles hos IST.
- Institutionsnumrene fra Tabulex skal være kendte, så enhederne i OS2sofd kan opmærkes med dem.
- Enhederne skal have et id fra lønsystemet, da det sendes med som afdelings-id.