Lederportalen er en selvstændig brugergrænseflade oven på OS2sofd, beregnet til decentrale brugere. Hvor den almindelige OS2sofd-brugergrænseflade henvender sig til centrale brugere i it-afdelingen, giver Lederportalen ledere, stedfortrædere og andre udpegede medarbejdere adgang til at løse nogle få, afgrænsede opgaver for deres egne medarbejdere, uden at de får adgang til resten af OS2sofd.
Portalen har ingen selvstændige data. Alt hentes fra og skrives tilbage til OS2sofd, og ændringer foretaget her får samme virkning som ændringer foretaget centralt. De videresendes til modtagersystemerne på helt normal vis.
Portalen installeres, driftes og opsættes særskilt, og den har sin egen adresse. Den er ikke en del af OS2sofd-installationen, og der er derfor en selvstændig driftsudgift forbundet med den ud over udgiften til OS2sofd. Kontakt driftleverandøren for de nærmere vilkår, se Support og kontakt. Se Opsætning af Lederportalen for, hvordan adgang, roller og moduler sættes op.
Log ind#
Login sker via SAML med kommunens sædvanlige single sign-on, på samme måde som login til OS2sofd. Se Login og SAML.
En bruger kan have flere adgange på én gang, fx både være leder for en afdeling og stedfortræder for en anden leder. Hver adgang kaldes en kontekst. Har man mere end én, vælger man ved login, hvilken man vil arbejde i, og man kan skifte undervejs under Log ind som i øverste højre hjørne. Den valgte kontekst står øverst i skærmbilledet og afgør hele vejen igennem, hvilke medarbejdere og afdelinger man kan se og ændre.
Roller#
| Rolle | Hvad rollen giver adgang til |
|---|---|
| Leder | Løser opgaver for medarbejderne i de afdelinger, personen er leder for. |
| Stedfortræder | Handler på en konkret leders vegne, eventuelt afgrænset til udvalgte afdelinger. |
| Lederopmærker | Udpeger ledere for afdelinger. Ser ikke de øvrige menupunkter. |
| Pauseopmærker | Sætter og fjerner pausemarkeringer. I modsætning til lederen ser pauseopmærkeren alle aktive personer. |
| Læseadgang | Ser medarbejderfunktioner uden at kunne ændre dem. |
| Administrator | Adgang til det hele, samt til indstillinger og hjælpetekster. |
Leder- og stedfortræderkonteksterne dannes automatisk ud fra OS2sofd. Man bliver leder i portalen ved at være opmærket som leder af en afdeling i OS2sofd, og stedfortræder ved at være tildelt som stedfortræder for en leder. De øvrige roller tildeles i kommunens rettighedsstyring. Alle roller kan afgrænses til bestemte afdelinger, og en afgrænsning gælder også de underliggende afdelinger.
Velkommen#
Forsiden viser en velkomsttekst, som kommunen selv redigerer. Teksten bruges typisk til en kort intern vejledning og et telefonnummer på den rette support. De enkelte sider kan på samme måde have hver sin hjælpetekst øverst.
Kontogodkendelse#
Viser de kontobestillinger, der venter på lederens godkendelse, med tidspunkt for aktivering, medarbejderens navn, brugerid og kontotype. Listen indeholder kun bestillinger for medarbejdere, hvor den valgte kontekst er medarbejderens leder.
Når lederen godkender en bestilling, frigives den til udførsel på normal vis. En bestilling kan ikke afvises i portalen, og godkendelsen registreres med godkenderens navn og tidspunkt.
Funktionen forudsætter, at OS2sofd er sat op til at kræve godkendelse af kontooprettelser. Se Brugerstyring.
Tilhørsforhold#
Viser de tilhørsforhold i lederens afdelinger, som OS2sofd selv er kilde til, altså de manuelt oprettede. Tilhørsforhold fra lønsystemet eller en anden kilde kan ikke redigeres og indgår ikke i listen. Oversigten viser navn, stilling, afdeling, start- og stopdato, tilknyttet it-bruger og status, og der kan filtreres på hver kolonne. Der kan desuden vælges, om slettemarkerede personer skal vises.
På det enkelte tilhørsforhold kan lederen rette
- Stilling. Skal altid være udfyldt.
- Alternativ stillingsbetegnelse. Bruges, hvor stillingen vises og videregives.
- Slutdato. Typisk til at forlænge eller afslutte et tidsbegrænset tilhørsforhold. Kommunen kan sætte en grænse for, hvor langt frem slutdatoen må lægges.
- Intern reference.
Startdatoen kan ikke ændres. Er kvitteringsmail slået til, skal lederen desuden angive en begrundelse for ændringen, og der sendes en mail med begrundelsen og de konkrete ændringer til den adresse, kommunen har opsat. Mailen fungerer som dokumentation og revisionsspor, så en sag om forlængelse kan lukkes i it-supporten med det samme.
Pausemarkering#
Viser lederens medarbejdere med deres brugerkonti, tilhørsforhold og en eventuel eksisterende pausemarkering. Herfra kan lederen sætte en medarbejder på pause, fx ved orlov, og fjerne markeringen igen.
En pausemarkering består af
- Startdato. Sættes til dags dato, hvis feltet står tomt.
- Slutdato. Skal ligge efter startdatoen.
- Årsag. Orlov, Skoleophold, Inaktiv eller Andet.
- Uddybning. Fritekst.
- Undtag for IdM processer. Medarbejderen holdes ude af den automatiske brugerstyring i perioden.
- Sæt udløb på AD konti. Medarbejderens AD-konti får sat udløb svarende til pausen.
Markeringen er den samme, som kan sættes centralt i OS2sofd, og den gælder på tværs af alle medarbejderens tilhørsforhold.
Stedfortrædere#
Her udpeger lederen selv sine stedfortrædere. En tildeling består af en stedfortræderkontekst, en person og eventuelt en afgrænsning til udvalgte af lederens afdelinger. Afdelingerne vælges i et træ over organisationen.
Nogle stedfortræderkontekster tildeles på afdelinger frem for på lederen. For dem skal der vælges mindst én afdeling, og tildelingen kan nedarves til de underliggende afdelinger. Nedarvede tildelinger vises i oversigten med den afdeling, de er arvet fra, og kan kun ændres det sted, de er oprettet.
Søgningen efter en stedfortræder er som udgangspunkt begrænset til medarbejdere i lederens egne afdelinger. Kommunen kan vælge at åbne søgningen for hele organisationen.
Hvilke kontekster der findes, og hvad de betyder, er beskrevet i Brugervejledningen. Bemærk at en stedfortræderkontekst kun har en virkning, hvis der er en funktion eller en integration, der gør brug af den. Selve adgangen som stedfortræder i Lederportalen gives af de kontekster, kommunen har opsat til formålet.
Medarbejderfunktioner#
Bruges til de funktioner, en medarbejder varetager ud over sin almindelige stilling, fx tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller brandansvarlig. Menuen viser ét punkt pr. kategori med de tilhørende funktioner under sig, og kan desuden vise menupunktet Alle medarbejderfunktioner med et samlet overblik på tværs.
Oversigten for en funktion viser medarbejder, startdato, stopdato og en kolonne for hver af funktionens facetter. Lederen tildeler en funktion ved at vælge medarbejder, datoer og udfylde funktionens facetter. En facet kan være fritekst, en værdi fra en liste, en eller flere afdelinger, en medarbejder eller en opfølgningsdato. Kommunen kan gøre start- og stopdato obligatoriske.
Ledere og stedfortrædere kan tildele, rette og fjerne funktioner. Læseadgang og lederopmærker kan alene se dem.
Oversigten for en enkelt funktion kan vises i en fuldskærmsvisning uden menuer ved at
tilføje /fullscreen til adressen på siden. Visningen kører i læseadgang og egner sig
til fx en infoskærm.
Funktionerne og deres facetter oprettes centralt i OS2sofd. Se funktionshierarkiet under Moduler og funktioner.
Lederopmærkning#
Viser organisationen som et træ, hvor hver afdeling er markeret med, om den har en leder, hvem lederen er, om lederangivelsen kommer fra kildesystemet eller er valgt manuelt, og om lederen er nedarvet fra en overliggende afdeling.
Lederopmærkeren vælger en afdeling, søger den ønskede person frem og gemmer opmærkningen. En manuelt valgt leder kan fjernes igen, hvorefter afdelingen igen arver sin leder fra niveauet ovenover. Er rollen afgrænset til bestemte afdelinger, kan der kun ændres på dem og deres underliggende afdelinger.
Funktionen forudsætter, at lederopmærkning er slået til i OS2sofd. Se Moduler og funktioner.