Arbejdsgange

Oprettelse af en medarbejder#

Der er tre veje til at få oprettet en medarbejder. De adskiller sig kun i, hvem der opretter og godkender, og hvornår integrationen sættes i gang. Derefter kører de alle det samme integrationsflow.

Fælles for alle tre veje er to regler:

• En af kommunens administratorer skal altid have godkendt medarbejderen.
• Medarbejderen skal have accepteret kommunens betingelser (vilkår og privatlivspolitik), før der oprettes noget i kommunens systemer.

Virksomheden skal være oprettet i OS2ilm på forhånd. Medarbejdere og ledere knyttes til virksomheden via dens CVR-nummer. Se Opsætning af OS2ilm.

Medarbejderen registrerer sig selv#

flowchart LR
    A["Medarbejderen<br/>registrerer sig med<br/>MitID og accepterer<br/>betingelserne"] --> B["Lederen<br/>godkender"]
    B --> C["Administratoren<br/>godkender og vælger<br/>enhed, Arketype og<br/>start- og slutdato"]
    A -. "administratoren kan<br/>godkende uden om lederen" .-> C
    C --> D(["Fælles<br/>integrationsflow"])
    style D fill:#2f4050,stroke:#2f4050,color:#fff

Medarbejderen logger ind med MitID og udfylder en registreringsformular. Navn og CPR-nummer hentes fra MitID, og medarbejderen angiver virksomhedens CVR-nummer, e-mail, stilling og eventuelt telefonnummer og en begrundelse for anmodningen. Kommunen kan vælge, at telefonnummer og begrundelse skal være påkrævet, og at navnet fra MitID ikke kan rettes. Er der navne- og adressebeskyttelse, udfyldes navnet ikke fra MitID og kan altid rettes. Har virksomheden ledergodkendelse slået til, angiver medarbejderen også sin leders e-mailadresse, og lederen får en mail om at godkende. Betingelserne accepteres som en del af formularen.

Status følger godkendelserne: Afventer godkendelse, Leder har godkendt, Admin har godkendt. Både lederen og administratoren kan afvise undervejs, og så ender medarbejderen i status Afvist. En afvist medarbejder kan godkendes igen senere. Administratoren kan også godkende uden om lederen. I så fald får virksomhedens ledere en mail om, at administratoren har godkendt.

Det er standardforløbet for nye medarbejdere. Medarbejderen kender selv sine oplysninger bedst, og arbejdet fordeles mellem medarbejder, leder og administrator.

Invitation via e-mail#

Administratoren kan invitere en medarbejder direkte fra OS2ilm ved at angive navn og e-mailadresse. Medarbejderen får en e-mail med et link til en landingsside, hvor kommunen selv har formuleret en velkomst og en vejledning. Herfra logger medarbejderen ind med MitID og fortsætter som ved selvregistrering. Invitationen giver ikke medarbejderen nogen adgang i sig selv, og den skal stadig godkendes på normal vis.

Administratoren opretter medarbejderen#

Administratoren opretter medarbejderen med virksomhed, CPR-nummer, enhed, Arketype og start- og slutdato. Medarbejderen er godkendt fra start (Admin har godkendt) og får en besked om at logge ind og acceptere betingelserne. Der sker ingen integration ved selve oprettelsen. Det er accepten af betingelserne, der sætter den i gang.

Bruges, når kommunen kender medarbejderen på forhånd, fx i hastesager eller for enkeltmandsvirksomheder, hvor et godkendelsesforløb i virksomheden er overflødigt.

Lederen opretter medarbejderen#

Lederen opretter medarbejderen på virksomhedens vegne. Oprettelsen tæller som lederens egen godkendelse (Leder har godkendt), så medarbejderen lander direkte på administratorens godkendelsesliste. Medarbejderen får samtidig en besked om at logge ind og acceptere betingelserne. Det er accepten af betingelserne, der sætter integrationen i gang.

Bruges, når lederen koordinerer onboardingen af flere medarbejdere på én gang.

Administratorens godkendelse#

Godkendelsen er stedet, hvor kommunen tager stilling til det, som kun kommunen kan afgøre. Administratoren vælger:

Det fælles integrationsflow#

Når medarbejderen er godkendt og har accepteret betingelserne, sker resten automatisk.

flowchart TB
    START(["Medarbejderen er godkendt<br/>og har accepteret betingelserne"]) --> SOFD
    SOFD["<b>OS2sofd</b><br/>Personen oprettes eller opdateres med et<br/>tilhørsforhold: enhed, stilling samt start- og slutdato"] --> AD
    AD["<b>Active Directory</b><br/>Kontoen oprettes med brugernavn,<br/>kodeord, CPR-nummer og udløbsdato"]
    AD --> GRP["AD-grupper fra<br/>Arketypen tildeles"]
    AD --> VELK["Velkomstbesked med<br/>brugernavn og kodeord"]
    AD --> LINK["OS2sofd finder kontoen<br/>via CPR-nummeret og<br/>knytter den til personen"]
    LINK -. valgfrit .-> MAIL["Exchange-postkasse<br/>bestilles via OS2sofd"]
    SOFD -. planlagt job .-> RC["<b>OS2rollekatalog</b><br/>Jobfunktionsroller og rollebuketter<br/>fra Arketypen tildeles"]
    RC --> DONE(["Fuldt integreret"])
    style START fill:#2f4050,stroke:#2f4050,color:#fff
    style DONE fill:#2f4050,stroke:#2f4050,color:#fff

1. OS2sofd. Personen findes via CPR-nummeret eller oprettes, hvis den ikke findes i forvejen. Personen får et tilhørsforhold til den valgte enhed med stilling og start- og slutdato. Er personen allerede kendt i OS2sofd, fx fordi vedkommende også er ansat i kommunen, tilføjes blot tilhørsforholdet fra OS2ilm. Personer, der er slettet i OS2sofd, opdateres ikke fra OS2ilm.
2. Active Directory. Brugerkontoen oprettes med brugernavn, kodeord, visningsnavn, CPR-nummer og en udløbsdato, der svarer til slutdatoen. Kontoen tildeles AD-grupperne fra Arketypen.
3. Velkomstbesked. Medarbejderen får en besked, der som standard indeholder brugernavn og kodeord.
4. OS2sofd kobler kontoen på personen. OS2sofd finder AD-kontoen via CPR-nummeret, og OS2ilm knytter den til tilhørsforholdet. Er der valgt en mailkonto, bestilles den via OS2sofd, når kontoen er aktiv.
5. OS2rollekatalog. Et planlagt job tildeler medarbejderen jobfunktionsroller og rollebuketter fra Arketypen. Herefter har medarbejderen status Fuldt integreret.

Kontoen oprettes, så snart medarbejderen er godkendt, og OS2ilm aktiverer den, når startdatoen er nået. Hver integration kører via en kø med automatiske genforsøg, så et kortvarigt udfald hos et af systemerne ikke kræver manuel indgriben. Fejler oprettelsen af AD-kontoen, kan administratoren se det i medarbejderoversigten og prøve igen, om nødvendigt med et andet brugernavn.

Livscyklus og løbende administration#

Efter oprettelsen følger kontoen medarbejderens periode.

flowchart LR
    OPR["Oprettet og<br/>integreret"] -- "startdato nås" --> AKTIV(["Aktiv"])
    AKTIV -- "slutdato passeret<br/>eller lås" --> UDL["Udløbet<br/>(konto deaktiveret)"]
    UDL -- "forlængelse<br/>eller genåbning" --> AKTIV
    UDL -- sletning --> SLET["Slettet"]
    style AKTIV fill:#2f4050,stroke:#2f4050,color:#fff

Offboarding#

Offboardingen er besluttet allerede ved oprettelsen, fordi adgangen altid gives for en periode. Når slutdatoen er passeret:

• Active Directory. Kontoen er udløbet og deaktiveres af OS2ilm, så medarbejderen ikke længere kan logge på kommunens systemer med den.
• OS2sofd. Tilhørsforholdet har samme slutdato, så OS2sofd og de systemer, OS2sofd forsyner, ser, at medarbejderen er stoppet.

Skal medarbejderen tilbage, forlænges eller genåbnes den eksisterende konto. Der skal ikke oprettes en ny.

Medarbejderens selvbetjening#

Medarbejderen kan altid logge ind i OS2ilm med MitID og se sin profil med brugernavn og periode. Herfra kan medarbejderen:

• Nulstille sit AD-kodeord. Det nye kodeord sendes til medarbejderen. Har kommunen sin egen løsning til skift af kodeord, kan OS2ilm i stedet henvise til den.
• Anmode om forlængelse. Anmodningen skal godkendes af kommunen.
• Rette navn og telefonnummer.