OS2ilm driftes som en selvstændig applikation ved siden af OS2sofd. Den grundlæggende opsætning, fx tilslutning til NemLog-in, FK Adgang, AD-agenten, OS2sofd og OS2rollekatalog, foretages af driftleverandøren. Resten vedligeholder kommunens administratorer selv i OS2ilm. Denne side beskriver de begreber og indstillinger, administratoren arbejder med.
Kom godt i gang#
En typisk opstart følger denne rækkefølge:
- Tildel administratorroller i FK Adgang til de medarbejdere i kommunen, der skal administrere løsningen.
- Tilpas tekster. Upload kommunens logo, og tilpas betingelserne, beskederne og landingssiden til invitationer.
- Opret Arketyper for de typer medarbejdere, kommunen typisk har.
- Opret virksomhederne med CVR-nummer, præfiks, standardenhed, valgbare Arketyper og regler for periode og brugernavne.
- Opret lederne i de virksomheder, der skal godkende deres egne medarbejdere.
- Inviter medarbejderne via e-mail, eller henvis dem til at registrere sig selv.
Virksomheder#
En virksomhed oprettes af administratoren med navn og CVR-nummer, og navnet kan slås op i CVR-registret. CVR-nummeret er virksomhedens unikke nøgle: Det er via CVR-nummeret, at medarbejdere og ledere knyttes til virksomheden. Hver virksomhed har sine egne indstillinger.
| Indstilling | Betydning |
|---|---|
| Præfiks | Kort forkortelse af virksomheden, der indgår i brugernavnene |
| Brugernavne | Hvordan brugernavne dannes for virksomhedens medarbejdere, se Brugernavne |
| Standardenhed | Den enhed, der foreslås, når en medarbejder godkendes |
| Valgbare Arketyper | Hvilke Arketyper der kan tildeles virksomhedens medarbejdere |
| Ledergodkendelse | Om virksomheden har ledere, der godkender. Er den slået til, angiver medarbejderen sin leders e-mail ved registreringen, og lederne får den daglige påmindelse |
| Nedarvning af rettigheder | Om medarbejderen skal arve de rettigheder, der er knyttet til enheden, eller kun have dem, der tildeles via OS2ilm |
| Periode | Hvor langt ude i fremtiden startdatoen må ligge, den maksimale varighed og den varighed, der foreslås |
| Mailkonto | Om der som standard bestilles en Exchange-postkasse til nye medarbejdere |
Arketyper#
En Arketype er en rettighedsprofil. Den samler de AD-grupper, jobfunktionsroller og rollebuketter, som en bestemt type medarbejder skal have, fx en SSA-profil med adgang til omsorgssystemet og de tilhørende AD-grupper.
- AD-grupperne hentes fra kommunens Active Directory.
- Jobfunktionsroller og rollebuketter hentes fra OS2rollekatalog.
- Arketypen kopieres over på medarbejderen ved godkendelsen. Senere ændringer af Arketypen slår derfor ikke igennem på medarbejdere, der allerede er oprettet.
- Rettighederne kan efterfølgende tilpasses for den enkelte medarbejder.
Ønsker kommunen ikke at standardisere rettighederne, kan en Arketype også blot bruges som udgangspunkt, der tilpasses fra medarbejder til medarbejder.
Brugernavne#
Hver virksomhed er sat op med en strategi for, hvordan brugernavnene dannes.
| Strategi | Brugernavnet dannes | Eksempel |
|---|---|---|
| Præfiks og løbenummer (standard) | Af kommunens faste mønster, virksomhedens præfiks og et løbenummer | ILM-DI-0001 |
| Skabelon | Af en skabelon med fx for- og efternavn, initialer, virksomhedens navn eller initialer og et løbenummer | DI-MPO-0001 |
| OS2sofd | Af OS2sofd efter kommunens egne regler for brugernavne | |
| Manuelt | Af administratoren ved godkendelsen |
Et brugernavn kan højst være 20 tegn langt, og OS2ilm afviser tegn, som Active Directory ikke tillader.
Betingelser, tekster og beskeder#
Administratoren vedligeholder selv alle tekster i løsningen: betingelserne, som medarbejderne skal acceptere, landingssiden til invitationer, hjælpetekster og kommunens logo.
Beskederne til medarbejdere og ledere redigeres som mailskabeloner. Både emne og indhold kan tilpasses, og hver besked kan slås til og fra. Beskederne kan indeholde flettefelter som modtagerens navn, brugernavn, kodeord, dato, antal og link, og en skabelon kan have en vedhæftet fil. Kommunen bestemmer dermed selv, om fx kodeordet skal fremgå af beskeden. Administratoren kan sende en testmail af en skabelon til sig selv, før den gemmes. Emnet på beskeder, der kan blive sendt som Digital Post, må ikke indeholde kolon.
Beskeder til medarbejdere sendes som Digital Post, når CPR-nummeret er kendt, og ellers som e-mail. Beskeder til ledere og invitationer sendes som e-mail.
| Besked | Modtager | Sendes når |
|---|---|---|
| Invitation | Den inviterede | Administratoren sender en invitation |
| Anmodning om godkendelse | Lederen | En medarbejder har registreret sig og angivet lederens e-mail |
| Ny adgang | Medarbejderen | Administratoren eller lederen har oprettet medarbejderen. Beskeden minder om, at betingelserne skal accepteres |
| Godkendt af administrator | Virksomhedens ledere | Administratoren har godkendt en medarbejder, som lederen ikke havde godkendt |
| Anmodning godkendt | Medarbejderen | AD-kontoen er oprettet. Beskeden indeholder som standard brugernavn og kodeord |
| Kodeord nulstillet | Medarbejderen | Kodeordet er nulstillet. Beskeden indeholder som standard det nye kodeord |
| Adgang forlænget | Medarbejderen | Slutdatoen er ændret |
| Adgang lukket | Medarbejderen | Kontoen er låst |
| Adgang genåbnet | Medarbejderen | Kontoen er genåbnet |
| Påmindelse | Ledere eller kommunens fælles postkasse | Dagligt kl. 8, når der er medarbejdere, der afventer godkendelse eller forlængelse |
Registreringsformularen#
Kommunen kan vælge, hvor meget medarbejderen selv skal udfylde ved registreringen.
| Mulighed | Formål |
|---|---|
| Påkrævet telefonnummer | Medarbejderen skal angive et telefonnummer |
| Påkrævet begrundelse | Medarbejderen skal begrunde anmodningen. Begrundelsen vises for lederen og administratoren ved godkendelsen |
| Lås navnet fra MitID | Navnet fra MitID kan ikke rettes. Ved navne- og adressebeskyttelse er feltet altid tomt og redigerbart |
| Ledere via MitID Erhverv | Ledere oprettes automatisk første gang, de logger ind med et MitID Erhverv udstedt til virksomhedens CVR-nummer |
Log-spor#
Alle udførende handlinger i løsningen logges: registreringer, godkendelser og afvisninger, oprettelser, ændringer, forlængelser, låsninger, nulstillinger af kodeord og sletninger. Også ændringer af virksomheder, ledere, Arketyper og tekster logges, ligesom de handlinger, systemet selv udfører, fx oprettelsen af AD-kontoen. Almindelige læsehandlinger logges ikke.
Hver hændelse gemmes med tidspunkt, aktør, målobjekt og detaljer, og hændelser fra samme session kan ses samlet. Loggen er tilgængelig for administratorer, også dem med læseadgang.
Sletning af persondata#
OS2ilm sletter automatisk medarbejdere, der ikke har været logget ind i løsningen i 13 måneder. Perioden kan tilpasses. Når administratoren sletter en medarbejder manuelt, slettes AD-kontoen, tilhørsforholdet i OS2sofd afsluttes, og CPR-nummeret fjernes fra OS2ilm.