OS2sofd

- Om OS2sofd: https://www.sofd.io/
- Brugervejledning: https://www.sofd.io/brugervejledning/
- Adviser: https://www.sofd.io/brugervejledning/adviser/
- Moduler og funktioner: https://www.sofd.io/moduler/
- Telefoni: https://www.sofd.io/moduler/telefoni/
- Implementeringsdrejebøger: https://www.sofd.io/implementation-guides/
- Drejebog: OPUS-kommune: https://www.sofd.io/implementation-guides/opus-loen-integration/
- Drejebog: SD-kommune: https://www.sofd.io/implementation-guides/sd-loen-integration/
- Drejebog: Opgradering til 2026R2 (IDM): https://www.sofd.io/implementation-guides/opgradering-2026r2-idm/
- Brugerstyring: https://www.sofd.io/idm/
- Forudsætninger og forberedelse: https://www.sofd.io/idm/prerequisites/
- Processer og hændelser: https://www.sofd.io/idm/processes/
- Personinaktivering: https://www.sofd.io/idm/person-inactivation/
- Konfiguration: https://www.sofd.io/idm/configuration/
- Teknik: https://www.sofd.io/teknik/
- Arkitektur: https://www.sofd.io/teknik/arkitektur/
- Datamodel: https://www.sofd.io/teknik/datamodel/
- Login og SAML: https://www.sofd.io/teknik/login/
- API: https://www.sofd.io/teknik/api/
- OData (læsning): https://www.sofd.io/teknik/api/odata/
- REST-API: https://www.sofd.io/teknik/api/rest/
- Fremtidig API-udvikling: https://www.sofd.io/teknik/api/strategi/
- Batchkørsler: https://www.sofd.io/teknik/batchkoersler/
- Integrationer: https://www.sofd.io/integrationer/
- Emply: https://www.sofd.io/integrationer/emply/
- FK Organisation: https://www.sofd.io/integrationer/fk-organisation/
- HR-ON: https://www.sofd.io/integrationer/hr-on/
- IST Tabulex: https://www.sofd.io/integrationer/ist-tabulex/
- KMD I2: https://www.sofd.io/integrationer/kmd-i2/
- KMD Nexus: https://www.sofd.io/integrationer/kmd-nexus/
- OS2rollekatalog: https://www.sofd.io/integrationer/os2rollekatalog/
- SD Løn: https://www.sofd.io/integrationer/sd-loen/
- On-premise agenter: https://www.sofd.io/agents/
- Brugerkonto Agent: https://www.sofd.io/agents/user-account-agent/
- AD Writeback Agent: https://www.sofd.io/agents/ad-writeback-agent/
- AD Replikator Agent: https://www.sofd.io/agents/ad-replikator/
- AD indlæsningsintegration: https://www.sofd.io/agents/ad-indlaesningsintegration/
- OPUS indlæsningsintegration: https://www.sofd.io/agents/opus-indlaesningsintegration/
- Indlæsning af skoleelever: https://www.sofd.io/agents/skoleelev-indlaesning/
- OS2vikar - Brugerkonto Agent: https://www.sofd.io/agents/os2vikar-agent/
- Download: https://www.sofd.io/downloads/
- Ændringslog: https://www.sofd.io/changelog/
- Support og kontakt: https://www.sofd.io/support/


OS2ilm driftes som en selvstændig applikation ved siden af OS2sofd. Den grundlæggende
opsætning, fx tilslutning til NemLog-in, FK Adgang, AD-agenten, OS2sofd og
OS2rollekatalog, foretages af driftleverandøren. Resten vedligeholder kommunens
administratorer selv i OS2ilm. Denne side beskriver de begreber og indstillinger,
administratoren arbejder med.

## Kom godt i gang

En typisk opstart følger denne rækkefølge:

1. **Tildel administratorroller** i FK Adgang til de medarbejdere i kommunen, der skal
   administrere løsningen.
2. **Tilpas tekster.** Upload kommunens logo, og tilpas betingelserne, beskederne og
   landingssiden til invitationer.
3. **Opret Arketyper** for de typer medarbejdere, kommunen typisk har.
4. **Opret virksomhederne** med CVR-nummer, præfiks, standardenhed, valgbare Arketyper
   og regler for periode og brugernavne.
5. **Opret lederne** i de virksomheder, der skal godkende deres egne medarbejdere.
6. **Inviter medarbejderne** via e-mail, eller henvis dem til at registrere sig selv.

## Virksomheder

En virksomhed oprettes af administratoren med navn og CVR-nummer, og navnet kan slås op i
CVR-registret. CVR-nummeret er virksomhedens unikke nøgle: Det er via CVR-nummeret, at
medarbejdere og ledere knyttes til virksomheden. Hver virksomhed har sine egne
indstillinger.

| Indstilling | Betydning |
| --- | --- |
| Præfiks | Kort forkortelse af virksomheden, der indgår i brugernavnene |
| Brugernavne | Hvordan brugernavne dannes for virksomhedens medarbejdere, se [Brugernavne](#brugernavne) |
| Standardenhed | Den enhed, der foreslås, når en medarbejder godkendes |
| Valgbare Arketyper | Hvilke Arketyper der kan tildeles virksomhedens medarbejdere |
| Ledergodkendelse | Om virksomheden har ledere, der godkender. Er den slået til, angiver medarbejderen sin leders e-mail ved registreringen, og lederne får den daglige påmindelse |
| Nedarvning af rettigheder | Om medarbejderen skal arve de rettigheder, der er knyttet til enheden, eller kun have dem, der tildeles via OS2ilm |
| Periode | Hvor langt ude i fremtiden startdatoen må ligge, den maksimale varighed og den varighed, der foreslås |
| Mailkonto | Om der som standard bestilles en Exchange-postkasse til nye medarbejdere |

## Arketyper

En Arketype er en rettighedsprofil. Den samler de AD-grupper, jobfunktionsroller og
rollebuketter, som en bestemt type medarbejder skal have, fx en SSA-profil med adgang
til omsorgssystemet og de tilhørende AD-grupper.

- AD-grupperne hentes fra kommunens Active Directory.
- Jobfunktionsroller og rollebuketter hentes fra
  [OS2rollekatalog](../../integrationer/os2rollekatalog/).
- Arketypen kopieres over på medarbejderen ved godkendelsen. Senere ændringer af
  Arketypen slår derfor ikke igennem på medarbejdere, der allerede er oprettet.
- Rettighederne kan efterfølgende tilpasses for den enkelte medarbejder.

Ønsker kommunen ikke at standardisere rettighederne, kan en Arketype også blot bruges som
udgangspunkt, der tilpasses fra medarbejder til medarbejder.

## Brugernavne

Hver virksomhed er sat op med en strategi for, hvordan brugernavnene dannes.

| Strategi | Brugernavnet dannes | Eksempel |
| --- | --- | --- |
| Præfiks og løbenummer (standard) | Af kommunens faste mønster, virksomhedens præfiks og et løbenummer | `ILM-DI-0001` |
| Skabelon | Af en skabelon med fx for- og efternavn, initialer, virksomhedens navn eller initialer og et løbenummer | `DI-MPO-0001` |
| OS2sofd | Af OS2sofd efter kommunens egne regler for brugernavne | |
| Manuelt | Af administratoren ved godkendelsen | |

Et brugernavn kan højst være 20 tegn langt, og OS2ilm afviser tegn, som Active Directory
ikke tillader.

## Betingelser, tekster og beskeder

Administratoren vedligeholder selv alle tekster i løsningen: betingelserne, som
medarbejderne skal acceptere, landingssiden til invitationer, hjælpetekster og kommunens
logo.

Beskederne til medarbejdere og ledere redigeres som mailskabeloner. Både emne og indhold
kan tilpasses, og hver besked kan slås til og fra. Beskederne kan indeholde flettefelter
som modtagerens navn, brugernavn, kodeord, dato, antal og link, og en skabelon kan have
en vedhæftet fil. Kommunen bestemmer dermed selv, om fx kodeordet skal fremgå af
beskeden. Administratoren kan sende en testmail af en skabelon til sig selv, før den
gemmes. Emnet på beskeder, der kan blive sendt som Digital Post, må ikke indeholde kolon.

Beskeder til medarbejdere sendes som Digital Post, når CPR-nummeret er kendt, og ellers
som e-mail. Beskeder til ledere og invitationer sendes som e-mail.

| Besked | Modtager | Sendes når |
| --- | --- | --- |
| Invitation | Den inviterede | Administratoren sender en invitation |
| Anmodning om godkendelse | Lederen | En medarbejder har registreret sig og angivet lederens e-mail |
| Ny adgang | Medarbejderen | Administratoren eller lederen har oprettet medarbejderen. Beskeden minder om, at betingelserne skal accepteres |
| Godkendt af administrator | Virksomhedens ledere | Administratoren har godkendt en medarbejder, som lederen ikke havde godkendt |
| Anmodning godkendt | Medarbejderen | AD-kontoen er oprettet. Beskeden indeholder som standard brugernavn og kodeord |
| Kodeord nulstillet | Medarbejderen | Kodeordet er nulstillet. Beskeden indeholder som standard det nye kodeord |
| Adgang forlænget | Medarbejderen | Slutdatoen er ændret |
| Adgang lukket | Medarbejderen | Kontoen er låst |
| Adgang genåbnet | Medarbejderen | Kontoen er genåbnet |
| Påmindelse | Ledere eller kommunens fælles postkasse | Dagligt kl. 8, når der er medarbejdere, der afventer godkendelse eller forlængelse |

## Registreringsformularen

Kommunen kan vælge, hvor meget medarbejderen selv skal udfylde ved registreringen.

| Mulighed | Formål |
| --- | --- |
| Påkrævet telefonnummer | Medarbejderen skal angive et telefonnummer |
| Påkrævet begrundelse | Medarbejderen skal begrunde anmodningen. Begrundelsen vises for lederen og administratoren ved godkendelsen |
| Lås navnet fra MitID | Navnet fra MitID kan ikke rettes. Ved navne- og adressebeskyttelse er feltet altid tomt og redigerbart |
| Ledere via MitID Erhverv | Ledere oprettes automatisk første gang, de logger ind med et MitID Erhverv udstedt til virksomhedens CVR-nummer |

## Log-spor

Alle udførende handlinger i løsningen logges: registreringer, godkendelser og
afvisninger, oprettelser, ændringer, forlængelser, låsninger, nulstillinger af kodeord og
sletninger. Også ændringer af virksomheder, ledere, Arketyper og tekster logges, ligesom
de handlinger, systemet selv udfører, fx oprettelsen af AD-kontoen. Almindelige
læsehandlinger logges ikke.

Hver hændelse gemmes med tidspunkt, aktør, målobjekt og detaljer, og hændelser fra samme
session kan ses samlet. Loggen er tilgængelig for administratorer, også dem med
læseadgang.

## Sletning af persondata

OS2ilm sletter automatisk medarbejdere, der ikke har været logget ind i løsningen i 13
måneder. Perioden kan tilpasses. Når administratoren sletter en medarbejder manuelt,
slettes AD-kontoen, tilhørsforholdet i OS2sofd afsluttes, og CPR-nummeret fjernes fra
OS2ilm.